In der heutigen digitalen Geschäftswelt spielen Produktdaten eine entscheidende Rolle, sie sind ausschlaggebend für den Erfolg von Digitalisierungs- und E-Commerce-Strategien. Daher ist die Wahl des richtigen Produktinformationsmanagement (PIM)-Anbieters vergleichbar mit der Entscheidungsfindung für ERP- oder CRM-Systeme – drum prüfe, wer sich bindet.
Übersicht der Fehler
Fehler Nr. 1: Mangelnde Analyse der Geschäftsanforderungen
Ein häufiger Fehler ist es, dass die individuellen Geschäftsanforderungen nicht gründlich analysiert werden – es gibt kein „PIM von der Stange“, genauso wenig wie es „CRM oder ERP von der Stange“ gibt. Bevor Sie sich für einen PIM-Anbieter entscheiden, sollten Sie eine umfassende Bestandsaufnahme Ihrer Anforderungen durchführen und diese optimalerweise in einem professionellen Pflichtenheft/Anforderungsprofil dokumentieren. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Produktsortiment, Datenkomplexität, geografische Standorte, Vertriebskanäle und Benutzerfreundlichkeit. Eine detaillierte Analyse hilft Ihnen, einen Dienstleister zu finden, der Ihre spezifischen Bedürfnisse am besten erfüllt, und vor allem stellen Sie damit sicher, dass Sie im Rahmen der Angebotseinholung nicht „Äpfel mit Birnen vergleichen“.
Fehler Nr. 2: Fehlende Skalierbarkeit und Flexibilität
Ein weiterer Fehler besteht darin, die Skalierbarkeit und Flexibilität des PIM-Systems als „Nice-to-have“ zu deklarieren. Was heute nicht ist, ist spätestens morgen notwendig. In dem dynamischen Marktumfeld von heute, sollten Sie Ihre interne Roadmap mit der Skalierbarkeit des Systems abgleichen. Dies ist unabdinglich für die Investitionssicherheit.
Ihr Unternehmen wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, und Ihr PIM-System sollte mitwachsen können. Stellen Sie sicher, dass der Dienstleister skalierbare Lösungen anbietet, die sich an zukünftige Anforderungen anpassen lassen.
Fehler Nr. 3: Vernachlässigung der Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerakzeptanz ist bei jeder Softwarelösung ein zentraler Erfolgsfaktor – und diese steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit. Hierbei sind drei Aspekte entscheidend:
- Wie effektiv werden Aufgabe mit dem System gelöst?
- Wie effizient ist die Handhabung des Systems?
- Wie zufrieden sind die Nutzer mit der Anwendung?
Bei PIM-Systemen trifft dies genauso zu, wie bei CRM- oder ERP-Systemen. Ist die Benutzerfreundlichkeit der PIM-Lösung nicht gegeben, steigt nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler gemacht werden, vielmehr erhöht sich das Risiko, dass die Mitarbeitenden nicht gerne mit der Software arbeiten und deshalb versuchen, die Arbeit mit dem System zu vermeiden. Ein intuitives und leicht zu erlernendes System spart Zeit und verringert Schulungsaufwände. Beteiligen Sie von Beginn an Ihr Team bei der Bewertung der Benutzerfreundlichkeit. Zum Beispiel durch eine Teilnahme der Teammitglieder an Demoterminen mit anschließender Feedbackrunde.
Fehler Nr. 4: Unzureichende Integrationsoptionen
Wir leben heute in einer API-Economy. Die API – auch Programmierstelle genannt – ermöglicht es, Anwendungen miteinander zu kommunizieren. Die API ist nicht die Datenbank oder gar der Server, sondern der Code, der die Zugangspunkte für den Server regelt und die Kommunikation ermöglicht. Somit wird der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen um ein Vielfaches beschleunigt und vereinfacht.
Auch Ihr PIM-System sollte nahtlos über Schnittstellen mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen, wie z.B. Ihrem E-Commerce-Shop, CRM-System oder ERP-System, verbunden werden können. Vernachlässigen Sie nicht die Integrationsoptionen und stellen Sie sicher, dass der PIM-Anbieter APIs oder andere Methoden zur Verfügung stellt, um eine reibungslose Datenübertragung zu ermöglichen.
Fehler Nr. 5: Vernachlässigung der Datenqualität und -sicherheit
Die Qualität und Sicherheit Ihrer Produktdaten sind von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass der PIM-Anbieter über robuste Mechanismen verfügt, um die Datenqualität zu gewährleisten, wie z.B. Validierungen, Dublettenkontrolle und Workflow-Management. Automatisch validierte Produktdaten, aussagekräftige Prüfberichte und eine intensivierte Kommunikation mit Lieferanten steigern die Qualität von Produktstammdaten maßgeblich: das sogenannte Data Quality Gate eröffnet die Aussicht auf reibungslose und damit zeit- und kostensparende Prozesse zwischen allen Geschäftspartnern.
Fragen Sie auch nach den Sicherheitsmaßnahmen, die der Anbieter zum Schutz Ihrer Daten implementiert hat.
Fehler Nr. 6: Ignorieren des Kundensupports
Ein effektiver Kundensupport ist wichtig, um mögliche Probleme oder Fragen zu lösen. Evaluieren Sie im Vorfeld Faktoren wie die Verfügbarkeit, die Reaktionszeit und auch die zur Verfügung stehenden Kanäle. Es gibt zwischenzeitlich viele Software-Hersteller, die den direkten Austausch mit Kunden und Anwendern vermeiden und stattdessen mit Ticketsystemen, Bots u.ä. agieren – „nur nicht miteinander sprechen“ lautet das Motto. Dies ist bei geschäftskritischen Anwendungen wie einem PIM-System nicht tragbar, denn PIM-Systeme sind unternehmenskritische Lösungen. Lesen Sie Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte, um herauszufinden, wie gut der Anbieter in Bezug auf den Support abschneidet.
Fehler Nr. 7: Vernachlässigung von Marktentwicklungen und Trends
Bei der Auswahl eines PIM-Anbieters sollten Sie nicht nur die aktuellen Anforderungen berücksichtigen, sondern auch potenzielle zukünftige Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine Roadmap für Produktentwicklung und -verbesserung hat, um sicherzustellen, dass das System mit den sich ändernden Bedürfnissen Ihres Unternehmens Schritt halten kann.
Das beste Beispiel ist aktuell sicherlich das Thema Künstliche Intelligenz. Laut dem McKinsey-Papier „The Future Of Personalization“ konnten Unternehmen ihre Umsätze durch den Einsatz eines Machine Learning-gesteuerten Produktempfehlungssystems um 5-15 % steigern und die Effizienz der Marketingausgaben um 10-30 % erhöhen. Gibt es also echte Vorteile des Machine Learning-gestützten Produktdatenmanagements und seinen Nutzen für den E-Commerce? Anbieter sollten sich mit dem Thema auseinandersetzen.
Fehler Nr. 8: Keine ganzheitliche Betrachtung der Kostenstruktur
Die Anschaffung einer PIM-Software ist eine Investition und die Implementierung einer PIM-Lösung ist ein Projekt – Punkt.
Die Kostenstruktur ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines PIM-Anbieters. Achten Sie nicht nur auf die Lizenzgebühren, sondern berücksichtigen Sie auch andere Kosten wie Implementierung, Anpassung, Schulung und laufenden Support.
Vergleichen Sie die Gesamtkosten verschiedener Anbieter, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, es lohnt sich bei PIM-Systemen, eine Total Cost of Ownership-Betrachtung vorzunehmen. Insbesondere Aufwände, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind, werden dank TCO transparent. Im Bereich der PIM-Software ist Total Cost of Ownership deshalb ein geeigneter Ansatz, um das höchste Maß an Investitionssicherheit herzustellen. Entsprechend sollte eine TCO-Betrachtung im Rahmen der Systemauswahl Berücksichtigung finden.
Zu den Anschaffungskosten zählen folgende Faktoren:
- Software-Kosten (Lizenzen, ggf. Kosten für zusätzliche Tools)
- Hardware-Kosten (Endgeräte, Server, Netzwerkinfrastruktur, Räume etc.)
- Kosten des Auswahlprozesses (externe Berater, Workshops etc.)
- Customizing- und Anpassungskosten
- Einführungskosten (Projektmanagement, Datenmigration, Schulungen etc.)
Bei den Betriebskosten sind im Wesentlichen folgende Punkte zu nennen:
- Support-Kosten (Hotline)
- Infrastruktur-Kosten (Räume, Reparaturen, Erneuerung von Hardware)
- Systemwartung (Wartungsverträge)
- Updates (insbesondere Release-Wechsel)
- Personalaufwände und Kosten für externe Dienstleister
- Weiterentwicklung (z.B. neue Funktionen, Module oder Schnittstellen)
Handelt es sich um eine Cloud-Lösung, verlagern sich die Hardware-Aufwendungen zum Anbietenden, spiegeln sich dann allerdings unter dem Punkt „Software-Kosten“ wieder. Der Unterschied ist außerdem, dass es sich nicht um einen einmaligen Kauf von Lizenzen, sondern um laufende Mietaufwendungen handelt – also weg von CAPEX, hin zu OPEX. Hier spielt bei der Berechnung die zu erwartende Nutzeranzahl und Laufzeit eine Rolle. Auch Aufwände für Support, Updates und Systementwicklung liegen beim Anbieter und werden in Form der Mietaufwendungen abgebildet.
Fehler Nr. 9: Keine Prüfung von Referenzen
Die Erfolgsbilanz eines PIM-Anbieters ist ein guter Indikator für die Qualität seiner Lösungen und Dienstleistungen. Recherchieren und prüfen Sie die Referenzen und Kundenbewertungen des Anbieters. Zufriedene Kunden sollten kein Problem damit haben, direkt mit Ihnen in den Austausch zu gehen. Prüfen Sie, ob der Anbieter in ähnlichen Branchen oder Anwendungen erfolgreich war, und wie zufrieden seine Kundschaft mit den gelieferten Lösungen ist.
Fazit
Die Auswahl des richtigen PIM-Anbieters ist entscheidend für den effizienten Umgang mit Ihren Produktdaten. Indem Sie die oben genannten Fehler vermeiden und eine fundierte Entscheidung treffen, stellen Sie sicher, dass Sie von einer nahtlosen Datenverwaltung und einer erfolgreichen Integration in Ihre Vertriebskanäle profitieren.
Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl ihres PIM-Anbieters benötigen oder weitere Informationen wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Anforderungen zu besprechen und eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.