Die unterschiedlichen Formen des Projektmanagements
Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Formen des Projektmanagements, die je nach Projekttyp und -umfang angewendet werden können. Hier sind einige Beispielen:
- Wasserfall-Modell: Der Klassiker unter den Projektmanagement-Methoden ist ein sequenzielles Modell, bei dem jede Phase des Projekts nacheinander abgeschlossen wird. Dieses Modell ist gut geeignet für Projekte, bei denen die Anforderungen und Ziele klar definiert sind und sich während des Projekts nicht wesentlich ändern.
- Agiles Projektmanagement: Das agile Projektmanagement ist ein flexibles und iteratives Modell, welches sich speziell für komplexe Projekte eignet, bei denen sich die Anforderungen und Ziele im Laufe des Projekts ändern können. Das Projekt wird in Sprints unterteilt, die jeweils bestimmte Ziele und Arbeitspakete abdecken. Zertifizierte SCRUM-Master sind hier sehr hilfreich, um Projekte mit dieser agilen Methode zum Erfolg zu führen.
- Hybrides Projektmanagement: Hybride Projektmanagementmethoden kombinieren Elemente des klassischen Wasserfall-Modells und des agilen Projektmanagements. Dabei werden die Vorteile beider Methoden genutzt und auf die spezifischen Anforderungen des Projekts angepasst.
Bei Konmedia arbeiten wir agil. Vorgänge werden über die Scrum-Methode in 2-wöchigen Sprints bearbeitet. Hierbei nutzen wir das Scrumboard von Jira.
Die Abhängigkeit des Projektmanagements von der Ressourcensituation auf Kundenseite
Die Ressourcensituation auf Kundenseite hat einen erheblichen Einfluss auf das Projektmanagement. Es ist daher wichtig, im Vorfeld eine Ressourcenanalyse durchzuführen und sicherzustellen, dass ausreichend Ressourcen vorhanden sind bzw. für die PIM-Einführung zur Verfügung gestellt werden.
Im Optimalfall sind auf Kundenseite folgende Rollen und Verantwortlichkeiten vorhanden:
- Projektleiter:innen: Verantwortlich für Gesamtprojekt (Anforderungsmanagement, Budgetverantwortung, Jourfixe-Termine)
- Projekt-Mitarbeitendende aus unterschiedlichen Fachbereichen, z.B.
– Produktmanagement: Datenbankstruktur, Content
– Marketing: Design, Content
– IT: Integration existierender IT-Systeme - Kunden-Dienstleister für ERP-System: Verantwortlich für Schnittstellen
- Kunden-Agentur (optional): Verantwortlich für Corporate-Design Vorgaben (relevant bei Ausleitungen in Online-Portalen und PDF-Output)
Wichtig ist, im Vorfeld klar zu kommunizieren, welche „Stärken und Schwächen“ das Projektmanagement auf Kundenseite hat, so kann der Implementierungspartner sich gezielt darauf einstellen und entsprechend agieren.
Wie schaffen Sie es ein motiviertes Projekt-Team zu bilden?
PIM-Projekte dauern mehrere Monate, und wie bei jedem Projekt gibt es viele Sonnen- aber auch einige Regentage – der Erfolg steht und fällt damit, dass es gelingt, ein motiviertes Team auf diesem Projekt zu haben.
- Schaffen Sie Transparenz: Ein Projektmanagement-Tool ist das eine, das andere ist eine wertschätzende Kommunikation. Eine aktive und bidirektionale Feedback-Kultur hilft dabei, den Projektfortschritt für alle Beteiligten sichtbar zu machen. Fordern und fördern Sie Ihr Team, proaktiv das Projekt zu gestalten.
- Meeting-Kultur: Halten Sie die Meetings kurz und knapp, nichts ist nervtötender, als langwierige und schlecht moderierte Meetings. Wir kennen es alle, wenn wir im Vorfeld von Meetings die Augen verdrehen, weil wir wissen, dass es wieder eine endlose Geschichte wird. Ein gutes Beispiel für derartige Meetings sind die täglichen Stand-Up-Meetings im Rahmen eines agilen Projektmanagements.
Diese Maßnahmen helfen dabei, die Teams auf beiden Seiten bei der Stange zu halten und gemeinsam mit Spaß und Motivation auf das große Ziel der abgeschlossenen Implementierung hinzuarbeiten.
Wie lange darf/sollen Review/Feedback Meetings dauern?
Daily Scrum sollte max. 15 Minuten dauern. Ein Sprint-Review dauert max. 4 Stunden. Motivierte Teams gehen die Extra-Meile, warum nicht auch mit Incentivierungen arbeiten? Feiern Sie „small wins“, also abgeschlossene Teilprojekte, gemeinsam. Der schöne Nebeneffekt dieser Projekt-Kultur ist, dass es auch auf Ihre Reputation als Arbeitgeber einzahlt und dazu beitragen kann, in der Rekrutierung neuer Teammitglieder noch erfolgreicher zu werden.
Welches Projektmanagement-Tool sollten Sie einsetzen?
Das Angebot an Projektmanagement-Lösungen ist explodiert, nachstehend haben wir Ihnen eine erste Übersicht erstellt, welche Ihnen als Orientierung dient, allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.
Wie Sie vielleicht wissen, sind Kanban-Boards die Grundlage vieler Projektmanagement-Tools, so auch der meisten nachfolgenden. Kanban ermöglicht agiles Projektmanagement, betont Transparenz und Flexibilität. Und, Kanban-Boards visualisieren den Projektfortschritt in Echtzeit für alle Beteiligten.
Asana
Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool mit listenbasiertem Kanban-Board. Es bietet umfangreiche Funktionen wie Timelines, Checklisten und Verknüpfung mit Tools wie Slack und Google Drive. Bis zu 15 Benutzer können die kostenlose Version nutzen.
Trello
Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool mit einfachen Visualisierungen im Kanban-Stil. Projekte werden in Listen und Aufgaben auf Karten dargestellt. Drag-and-Drop ermöglicht das Verschieben, Kommentieren und Hinzufügen von Dateien. Trello ist benutzerfreundlich und kostenlos in der Basis-Version. Pro-Versionen bieten zusätzliche Teamfunktionen und Automatisierungen.
Factro
Factro, eine deutsche Projektmanagement-Software, bietet maßgeschneiderte Lösungen für deutschsprachige Unternehmen. Es ermöglicht eine effiziente Planung, Koordination und Steuerung von Projekten mit verschiedenen Darstellungsoptionen und hilfreichen Features. Factro ist DSGVO-konform und bietet kostenlosen Kundenservice und Support.
monday.com
Monday.com ist ein anpassbares Projektmanagement-Tool mit verschiedenen Funktionen. Es ermöglicht Datei-Uploads, Kommentare und Erwähnungen von Teammitgliedern. Der Projektfortschritt wird über ein Dashboard verfolgt. Es bietet Integrationen mit Apps, wie Google Drive, Trello und Dropbox, sowie automatisierte Workflows.
Bitrix24
Bitrix24 ist ein umfangreiches Projektmanagement-Tool mit Team-Chat, Videokonferenzen und Zeiterfassung. Die kostenlose Version bietet bis zu 5 GB Speicherplatz und ist ideal für kleine Teams und Selbstständige. Bitrix24 ist als Desktop- und mobile App verfügbar. Kostenpflichtige Pakete ab 49 € pro Monat bieten zusätzliche Funktionen.
Hive
Hive ist ein Projektmanagement-Tool mit transparenter Zusammenarbeit auf einer Plattform. Es bietet AI-basierte Analysen und flexible Projektansichten. Namhafte Unternehmen nutzen Hive. Einzelpersonen können Hive kostenlos nutzen.
Jira Atlassian
Jira ist das prominenteste Projektmanagement-Tool für komplexe Projekte, vor allem im IT-Bereich. Es ermöglicht eine agile Softwareentwicklung und bietet Kanban- und Scrum-Boards sowie Roadmaps. Jira ist kostenlos für bis zu zehn Nutzer.
Microsoft Project
Microsoft Project ist ein umfangreiches Projektmanagement-Tool, das nahtlos in die Microsoft-Landschaft integriert ist. Es eignet sich besonders für große Teams und bietet automatisierte Workflows und Azure-Cloud-Integration. Die Komplexität des Tools kann jedoch Anfänger:innen überfordern. Der Preis liegt unter 10 € pro Monat pro Benutzer.
Wie sie sehen, gibt es viele Projektmanagement-Tools auf dem Markt und es ist schwer zu sagen, welches das Beste ist. Die Wahl des Tools „Ihres Vertrauens“ hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts ab und ist oftmals auch „try and error“. Das Tool muss zum Team passen, nicht umgekehrt!
Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement bei PIM-Implementierungen
- Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und alle Anforderungen und Ziele des Projekts verstanden haben.
- Führen Sie eine umfassende Ressourcenanalyse durch, um sicherzustellen, dass ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, um das Projekt erfolgreich umzusetzen.
- Nutzen Sie eine klare und strukturierte Planung, um Risiken zu minimieren, Engpässe zu identifizieren und eine effiziente Umsetzung der Implementierung zu gewährleisten.
- Führen Sie regelmäßige Überwachungen des Projektfortschritts durch, und identifizieren Sie frühzeitig Engpässe und Probleme, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
- Wählen Sie das geeignete Projektmanagement-Modell basierend auf den Anforderungen und Zielen des Projekts.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über ein erfahrenes und kompetentes Projektmanagement-Team verfügen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Fazit
Das Projektmanagement ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer PIM-Implementierung. Eine gut durchdachte und effektive Projektmanagement-Strategie kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren, Engpässe zu identifizieren und eine effiziente Umsetzung der Implementierung zu gewährleisten. Unternehmen, die in eine PIM-Implementierung investieren, sollten sicherstellen, dass sie und der Implementierungspartner über ein erfahrenes und kompetentes Projektmanagement-Team verfügen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Wenn Sie eine PIM-Implementierung planen und sicherstellen möchten, dass Ihr Projekt erfolgreich und termingerecht abgeschlossen wird, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere erfahrenen Projektmanager:innen bei Konmedia stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihre Anforderungen zu verstehen und eine maßgeschneiderte Projektmanagement-Strategie zu entwickeln. Gemeinsam können wir Risiken minimieren, Engpässe identifizieren und eine effiziente Implementierung gewährleisten. Lassen Sie uns gemeinsam den Erfolg Ihrer PIM-Implementierung sicherstellen. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!